IJN - Banda Aceh | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (DPKA) secara resmi meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas (Srikandi) yang bersamaan dengan peresmian aplikasi Diorama Kearsipan dan Telusur Arsip yang berlangsung di Kantor DPKA yang langsung di resmikan Pj Gubernur Aceh yang diwakili Asisten III Pemeritah Aceh.
Dalam Penyampaian Kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Dr. Edy Yandra, S.STP, MSP menjelaskan aplikasi Srikandi merupakan implementasi dan perwujudan dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang diluncurkan dalam upaya peningkatan kinerja serta efektifitas agar mempermudah pekerjaan sehingga bermanfaat dalam pengelolaan arsip yang profesional.
“Tahun depan menjadi batas waktu seluruh pemerintahan pusat dan daerah wajib menggunakan aplikasi tersebut dalam menjalankan roda pemerintahan,” kata Edi Yandra, Rabu 17 Mei 2023.
Kepala Dinas Edi Yandra mengatakan, menurut data saat ini penerapan aplikasi di provinsi Aceh merupakan kolaborasi DPKA dan Kominsa Aceh dan sebanyak 46 SKPA serta seluruh Biro meliputi 6661 akun mulai dari admin, user serta pengadministrasian surat menyurat.
“Sebanyak 543 surat telah terbit dengan berbasis tanda tangan elektronik atau barkode. Sejauh ini sebanyak 6 SKPA dan satu birokrasi juga turut aktif menggunakan aplikasi Srikandi versi lite meliputi, DPKA Aceh, Dishub Aceh, Dinas DPMPTS, Diskominsa Aceh, BPSDM Aceh, BPK Aceh dan Biro Umum Sekda Aceh,”kata Edi Yandra.
Sedangkan, untuk tingkat Kabupaten/Kota sejauh ini terdapat tiga daerah yang telah menggunakan aplikasi srikadi versi lite yakni Kabupaten Aceh Jaya, Bireuen dan Bener Meriah. Disisi lain, terdapat 12 wilayah lainnya di Aceh yang telah menerima akun Srikandi hanya saja belum mengimplementasikannya kedalam sistem pemerintahan dan birokrasi.
Lebih Lanjut, Edi Yandra manambahkan, arsip dapat menjadi harkat dan identitas sebuah bangsa dikarenakan dapat menggambarkan perjalan sejarah dari masa ke masa. “oleh sebab itu, dalam rangka pelayanan arsip kepada masyarakat. Alhamdulillah tahun 2022 DPKA telah membangun satu ruang diorama arsip.
“Namun, dengan pembentukan diorama Arsip Aceh masih banyak kekurangan jika dibandingkan dengan provinsi lainnya seperti Jawa Barat, Yogyakarta dan Nasional,” tambahnya.
Selanjutnya, dirinya berharap, agar kedepannya sangat diperlukan pengembangan diorama arsip berbasis elektornik, tekhnologi dan informasi serta diiringin dengan ketersediaan anggaran beserta sarana prasana yang memadai.
Launching Aplikasi Srikandi turut hadir Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Drs. Imam Gunarto, M.Hum, Asisten Administrasi Umum Setda Aceh Iskandar AP, serta jajaran SKPA, Biro, Bupati, Walikota dan Kepala Dinas Perpustaan dan Kearsipan Kabupaten/Kota Se-Aceh.
Edi Yandra menjelaskan, aplikasi Srikandi ini berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Baca Juga :
DPKA Luncurkan Aplikasi SRIKANDI dan Penelurusan Arsip
Sebelumnya, Presiden Republik Indonesia Joko Widodo mengapresiasi langkah ANRI yang telah menyediakan Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (Srikandi). Aplikasi ini telah diluncurkan menjadi aplikasi umum bidang kearsipan pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) pada 27 Oktober 2020 lalu.
Baca Juga :
SKPA Implementasikan Aplikasi SRIKANDI
Kepala Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip Dinas Perpustakan dan Kearsipan Aceh (DPKA). Dr. Muslim Yakop, S.Ag, M.Pd mengatakan, Presiden Joko Widodo telah memberikan arahan dalam rapat kabinet terbatas agar pemerintahan mengunakan digitalisasi Arsip.
“Berdasarkan Perpres dan Permenpan, aplikasi Srikandi paling lambat diimplikasikan tahun 2024 dan sudah berlaku seluruh Indonesia,”katanya.
Dr. Muslim Yakop menyebutkan, Aplikasi Srikandi berkolaborasi antara ANRI, PANRB, BSSN dan Kemkominfo. “Pemerintah telah memberi satu pintu ke ANRI dan perihal jaringan di Kominfo, ini agar supaya proses persuratan bisa jalan hingga ke pemerintah daerah,” sebutnya.
Tak hanya itu, Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Kemendagri) juga telah mengeluarkan Permendagri Nomor 83 tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Sehingga pengelolaan Arsip dinamis dapat mengsingkronkan informasi kearsipan antara Kementerian dan pemerintah daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Manfaat Aplikasi Srikandi
Srikandi Sistem Aplikasi Kearsipan dinamis dan terintegrasi, sehingga memudahkan. Dengan adanya Aplikasi Srikandi, tidak lagi menggunakan Manual Paper (Kertas Manual). Bahkan aplikasi ini bisa lebih cepat sehingga tidak mengenal ruang waktu dan tempat. Bahkan srikandi telah tersistem, sehingga tidak menunggu lama dalam persuratan baik antar Dinas hingga Kementerian.
“Sebelumnya pengiriman surat melalui kantor pos, dengan adanya aplikasi ini pengiriman surat bisa lebih cepat, sehingga tidak perlu lagi melalui pos dan tidak perlu menunggu lama,”jelasnya.
Keunggulan Aplikasi Srikandi
Tak hanya dalam persuratan, Srikandi juga memiliki keunggulan tersendiri diantaranya dapat menyimpan dokumen-dokumen arsip bernilai dan tidak bernilai.
Adapun Arsip bernilai diantaranya seperti Surat Keputusan (SK), Surat Edaran Gubernur, Pemerintah Daerah, peraturan Gubernur/Bupati/Walikota, Peraturan Daerah, dokumen penting dan regulasi lainnya akan diserahkan dan diimput dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Dalam srikandi juga menampilkan berbagai menu dan layanan, sehingga retensi Arsip 10 tahun mendatang akan masuk sebagai arsip bernilai dan srikandi juga telah terhubung dengan tanda tangan elektronik (TTE). Setelah masuk ke Arsip bernilai, nantinya akan simpan dan diupload, berbeda halnya dengan sebelum adanya srikandi, harus diimput secara manual.
“10 tahun mendatang surat itu akan bernilai sebagai sejarah, sehingga masuk Arsip statis bernilai sejarah sehingga kedepannya akan dicari untuk bahan rujukan, penelitian dan disertasi bagi mahasiswa dan publik,”sebutnya.
Sedangkan Arsip statis tidak bernilai akan dimusnahkan dan ini merupakan salah satu fungsi dari Aplikasi Srikandi. “Hari ini dalam bentuk surat biasa dan tidak bernilai, 10 tahun mendatang retensi Arsip baru bernilai, ini yang membedakan aplikasi Srikandi dengan apikasi-aplikasi lainnya,”jelasnya.
Sementara pelayanan publik dalam hal persuratan, baik surat keterangan dokter dan lainnya, tidak perlu menunggu berlama-lama, sehingga masyarakat terlayani dengan adanya aplikasi Srikandi.
Lanjutnya, dengan adanya srikandi semua yang berkaitan dengan persuratan akan menjadi Arsip dan tersimpan dalam sistem sehingga tidak tercecer, sehingga nantinya akan keluar retensi bernilai atau tidak berinilai, hal itu akan dinilai oleh Arsiparis, jika tidak bernilai akan masuk dalam kotak dimusnahkan.
“Berharap semua SKPA bisa memanfaatkan aplikasi ini sehingga tidak adalagi dokumen atau surat yang tercecer, sehingga ini memudahkan setiap dinas yang mengunakan aplikasi Srikandi,”tutupnya.(Adv)
